(EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM)
Defisnisi Eksekutif
Eksekutif adalah manajer tingkat yang lebih rendah yang berada pada tingkat yang lebih atas.
Martineau mengatakan bahwa pekerjaan manajer akan berubah secara
drastis jika ia telah menjadi manajer puncak (eksekutif), dan manajer
tersebut harus menyesuaikan keadaan atau perubahan tersebut.
Perusahaan yang hanya menggunakan Sistem Infromasi Organisasi maka
manajer puncak akan menerima seluruh informasinya dari subsistem
fungsional dan manajer tidak perlu menyaring dan mensisntesa data yang
menjadi bentuk berarti baginya. Sebagai cara untuk meringankan manajer
tersebut dalam melakukan pekerjaannya maka diciptakannya Sistem
Informasi Eksekutif.
Siapa yang disebut Eksekutif ?
Istilah Eksekutif digunakan untuk mengidentifikasikan manajer tingkat
puncak yang mempunyai pengaruh yang kuat terhadap perusahaan yaitu
semua manajer yang berada pada tingkat perencanaan strategis.
Jika Organisasinya adalah korporasi maka Eksekutif tingkat puncak
adalah pimpinan dalam dewan tersebut. Yang memberikan laporan kepada
Dewan adalah Direktur, dan yang memberikan laporan kepada direktur
adalah wakil direktur.
Jika perusahannya besar maka manajer dalam beberapa tingkatan yang menyatu dalam struktur organisasi dianggap sebagai eksekutif.
Dalam perusahaan kecil mungkin hanya ada satu eksekutif atau tidak ada. Istilah
CEO (
Chief Executive Officer)
atau Kepala Eksekutif adalah seseorang yang berada pada tingkat puncak
hirarki organisasi, dijabat oleh satu orang dan sama fungsinya seperti
pimpinan dewan dalam beberapa organisasi, direktur, atau CEO.
Apa yang dikerjakan Eksekutif ?
Manajer perencanaan strategis mempunyai tanggung jawab untuk
menetapkan tujuan atau arah perusahaan untuk jangka panjang,
memperhatikan apa yang sedang terjadi dalam perusahaan dan ingin
memastikan apakah terjadi kemajuan mengenai apa yang ia lakukan. Juga
bertanggung jawab terhadap kesejahteraan perusahaan (
Company Oriented)
Menurut Henri Fayol
Semua manajer melakukan
fungsi-fungsi manajemen yang sama : Merencanakan, mengorganisasikan, menyusun Staf, mengarahkan, dan mengendalikan.
Menurut Mintzberg
Semua manajer menjalankan semua peranan, namun orientasinya berbeda
menurut tingkatannya. Misalnya manajer berperan sebagai desisional yaitu
sebagai entrepreneurial, dan mengatasi gangguan yang tidak
diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumberdaya dan
negosiasi kepada para manajer di bawahnya.
Agenda dan Jaringan menurut Kotter.
John P.Kotter, dari Harvard beranggapan bahwa ekesekkutif mengatasi kesulitan pekerjaannya dengan strategis tiga langkah :
1.
Agenda, yaitu tujuan yang ingin dicapai perusahaan.
Agenda jangka panjang, mengestimasi mengenai jenis produk yang
seharusnya dijual perusahaan dalam waktu lima, sepuluh atau dua puluh
tahun mendatang
Agenda jangka pendek, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk tertentu yang sekarang ada.
2. Membuat jaringan hubungan kooperatif diantara orang yang akan
menjalankan agenda tersebut yang anggota jaringannya di dalam ataupun
di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan dengan norma dan nilai yang benar
sehingga anggota jaringan dapat bekerja untuk mencapai yang telah
dituliskan dalam agenda tersebut, seperti kontak
face to face dengan anggota jaringan sebanyak mungkin namun harus menekankan pada jawabannya.
Saran Untuk Meningkatkan EIS
Seorang eksekutif yang belum menggunakan komputer dikarenakan hanya
merasa belum bisa memanfaatkan sumber informasinya. Eksekutif harus
melakukan langkah-langkah untuk mengembangkan
peranan komputer dalam sistem informasinya. Namun untuk melakukannya, eksekutif juga berusaha untuk meningkatkan komponen non komputer.
Lima langkah untuk pencapaian pengembangan tersebut:
- Menyimpan inventarisasi dari transakasi informasi yang masuk,
yaitu memelihara record data dan menyimpan ke database, dan dapat
dibuat laporan
- Merangsang terjadinya sumber yang bernilai tinggi. Dengan
adanya sumber yang bernilai tinggi maka eksekutif mengkomunikasikan
sumber tersebut ke setiap anggota dengan melakukan konferensi.
- Mengambil manfaat dari peluang yang ada, ketika informasi datang, eksekutif harus dapat memperolehnya.
- Menyesuaikan sistem dengan kebutuhan perorangan, eksekutif
menggunakan gaya atau cara pengumpulan informasi yang berbeda.
- Memanfaatkan teknologi, memanfaatkan staf pelayan informasi untuk mengembangkan sistem dalam perusahaan itu sendiri.
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
BERDASARKAN KOMPUTER
Sistem Informasi Eksekutif atau EIS
Suatu system meliputi computer yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan.
MODEL EIS
Konfigurasi EIS berbasis computer meliputi satu Komputer personal (PC) secara interaktif yang berfungsi sebagai
executive workstation,
dan penyimpanan sekunder kebanyakan dalam bentuk hard disk yang
menyimpan database eksekutif. Dalam perusahaan besar PC tersebut
dihubungkan dengan
mainframe pada jaringan.
Data base eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh computer sentral perusahaan.
Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang
telah diformat sebelumnya, atau untuk melakukan sejumlah kecil
pemrosesan. Sistem itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system
elektronik mail perusahaan dan dapat mengkases data dan informasi
eksternal. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS dapat memasukkan
berita terbaru dan penjelasan informasi.
Dialog antara Eksekutif dan EIS
Eksekutif memasukkan instruksi ke dalam system melalui menu. Pemilihan menu dilakukan dengan
mouse atau dengan menyentuh layar (
touch screen) atau dengan tombol
remote control, dan penggunaan
keyboard dikurangi. Informasi dapat ditampilkan dalam bentuk tabulasi, grafik atau narasi (yang menjelaskan grafik atau tabulasi).
Drill Down
EIS menyediakan tehnik yang menampilkan item yang dikehendaki dalam
susunan hirarki dari atas ke bawah yang dimulai dengan ringkasan
kemudian ke item yang dipilih secara lebih lengkap (untuk
mengidentifikasi masalah atau mendapatkan penyebab pokok dari masalah
yang ada).
Penyatuan Tiga Konsep Manajemen
Eksekutif membangun EIS atas tiga konsep dasar manajemen yaitu :
- Faktor Penentu Keberhasilan (Critical Success Factor)
yaitu memonitor sejauh mana perusahaan telah melakukan apa yang
menjadi tujuannya, dan faktor-faktor penentu keberhasilannya.
Aktivitas CSF bervariasi tergantung dari organisasinya, misalnya:
- Industri kendaraan bermotor, CSF nya adalah model jaringan
dealer yang efisien, model pengendalian biaya manufaktur yang ketat.
- Industri asurasni jiwa, CSF nya adalah pengembangan
personil manajemen agen, pengendalian personil administrative, dan
inovasi dalam menciptakan produk-produk asuransi.
- Manajemen Pengecualian (Management By Exception)
Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan
Management By Exception
dengan cara membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja
aktual. Software EIS dapat mengidentifikasi pengecualian-pengecualian
secara otomatis dan dapat langsung menjadi perhatian eksekutif, contoh :
layar multimedia yang menampilkan informasi dengan bar penyorot secara
otomatis ditempatkan pada item yang mempunyai variance paling besar
sebagai pengecualian.
- Peringkasan Informasi (Information Compression)
EIS dapat digunakan sebagai alat untuk melihat keseluruhan pola tindakan yang ada dalam perusahaan.
Peran utama EIS adalah membuat sintesis atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya.
KEPUTUSAN IMPLEMENTASI EIS
Ketika perusahaan mempertimbangkan untuk mengimplementasikan EIS atau
tidak maka harus dibuat tiga keputusan implementasi yaitu :
- 1. Haruskah kita mengembangkan EIS ?
Bila
Tidak, maka eksekutif akan terus mengandalkan system yang telah ada.
Bila
Ya, maka pertanyaan berikutnya adalah …
2.
Apakah tersedia software produktifitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif ?
Bila ada, maka software tersebut dibeli.
Bila Tidak, maka pertanyaan berikutnya adalah ..
3.
Apakah kita harus membeli software EIS pesanan (Custom EIS software) ?
Bila Ya, maka software tersebut dibeli.
Bila Tidak, maka staf pelayanan informasi perusahaan akan membuat sotware EIS yang sesuai.
Software Produktifitas Perorangan Siap Pakai adalah software umum
yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangakan aplikasi
mereka sendiri, contoh : DBMS, paket spreadsheet elektronik, paket
grafik, system manajemen proyek.
Software EIS Pesanan contoh : Sistem MIDS (
Management Information and Decision Support)
yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia akhir Th.1980-an, selain
mempopulerkan istilah EIS berbasis komputer juga perlu menyediakan
manajer data yaitu orang-orang yang ahli mengenai data yang ditampilkan
dan dapat menjelaskan tampilan secara rinci jika eksekutif memerlukan
bantuan.
Trend (kecenderungan) EIS Di Masa Depan
1. Penggunaan EIS di Perusahaan Besar akan menjadi Umum.
Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang computer
yang menanjak kejenjang eksekutif dan akan tertarik pada software EIS
siap pakai, dan sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi
untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan
EIS pada hamper semua perusahaan besar.
2.
Kebutuhan akan Software EIS Khusus Berharga Murah.
Tingkat penerapan EIS di masa depan bagi perusahaan
kecil tidak begitu jelas. Alternatifnya Software EIS siap pakai dengan
kualitas tinggi, mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan
tercapai dengan banyaknya pemasok yang memasuki pasar.
3.
SIM dan DSS Masa Depan Akan Tampak Seperti EIS Masa Kini. Adanya perluasan penggunaan EIS ke tingkat yang lebih bawah maka kelas baru software SIM dan DSS berisi banyak
feature EIS.
4. Eksekutif akan menjaga Komputer Dalam Perspektif.
Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka, namun para
eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan
informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan komputer ke
dalam sistem informasi mereka maka peluang baru akan terbuka bagi
pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia
pada tingkat eksekutif.